Eine Mitgliederliste, mit der der Vorstand arbeiten kann

Mitgliedschaft und Kontakt unterscheiden

Eine Person kann Mitglied, ehemalige Angehörige oder reine Kontaktperson sein. Das sollte die Liste ausdrücklich zeigen. Ein fehlender Login sagt nichts über die Mitgliedschaft aus, und ein vorhandener Portalzugang macht einen Kontakt nicht automatisch zum Vereinsmitglied.

Dokumentieren Sie Eintritt und gegebenenfalls Austritt mit einem verlässlichen Datum. Bei unklaren Originaldaten hilft eine Rückfrage; ein geratenes Datum kann später die Beitragsberechnung oder Zählung verändern.

Gruppen und Familien sinnvoll abbilden

Eine Person kann mehreren Gruppen angehören. Führen Sie deshalb nicht je Gruppe eine eigene vollständige Personenkopie. Andernfalls laufen Anschriften, Beitragsstatus und Austritte auseinander.

Ein Haushalt kann einen gemeinsamen Zahler haben, seine Angehörigen bleiben einzelne Mitglieder. Bei Minderjährigen sollten Mitglied und Kontaktperson getrennt erkennbar sein. Welche Angaben benötigt werden, hängt vom tatsächlichen Vereinszweck ab.

Regelmäßig auf Widersprüche prüfen

Ein kurzer Datencheck vor dem Beitragslauf und bei der Vorstandsübergabe ist hilfreicher als eine große jährliche Reparatur. Die zuständige Person hält Auffälligkeiten und die vorgenommenen Korrekturen fest.

• Gibt es mehrere Datensätze für dieselbe Person?
• Sind Eintritt, Austritt und Status miteinander vereinbar?
• Sind Gruppen und Ämter noch aktuell?
• Sind die für die Vereinsaufgabe benötigten Kontaktangaben richtig?

Eine brauchbare Software unterstützt diese Ordnung

In dooyah club werden Mitgliederverwaltung und Import für diese Arbeitsweise vorbereitet. Die Software soll Vorschau und Fehlermeldungen bieten. Der Vorstand entscheidet weiterhin über unklare Originaldaten und die rechtmäßige Nutzung seiner Angaben.